公司文控中心管理办法

  第一章总则

  一、为规范公司资料管理,加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际,制定本办法。

  二、资料范围

  公司建档范围确定为:

  公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项

和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。

  .发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

  .开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。

  .组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训,负责指导他们的工作。

  .做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。

  第三章文件材料的管理工作

  六、文件资料材料的收集:

  .对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;

  .及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。

  七、文件资料的归档、立卷与管理:

  .区分全宗,确定立档单位。

  .分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。

  .大类分为:制度规定:;文件:;资料:;档案:;合同:。

  .部门拼音缩写:物控:;生管:;仓储:;品管:;研发:;技术:;客服:;采购:;生产:;市场:;销售:;设备:;财务:;:;后总:;总经办:;人力资源:;制造中心:;营销中心:;研发技术中心:;财务中心:;广州分公司:;上海分公司:;北京分公司:;香港分公司:;信念公司:。

  .保密用表示,非密级则用表示。

  .密级:绝密:;机密:;秘密:;无:

  .归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。

  .案卷排列:立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录。

  .整理案卷,使之厚度适宜,控制在至之间,材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的,应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

  .每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

  .公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

  .公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密和泄密。

  八、文件资料的保管:

  .防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全;

  .公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

  .做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

  九、文件资料借阅、利用工作:

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