公司对外接待办法

  一、 总则

  对外接待是公司行政事物和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

  本办法适用于全公司各部门。

  二、 对外接待范围

  本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

  接待的对象分为内宾和外宾。

  三、 对外接待部门

  公司行政部为公司负责接待的职能部门。

  遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。

  四、 对外接待原则

  接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。

  平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高

  领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

  八、 行路

  九、 其他

  十、 接待内容和程序

  1.接待内宾。

  了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

  2.接待外宾。

  接待内容与程序与接待内宾基本相同,主要内容和注意点为:

  安排迎送陪同人员和译员,要有与外边身份相当的对口、对等人员迎送。

  会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

  我方人员应提前到达,并在门口迎送。对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位拉。

  会见的座位排列:外宾在右边,我方人员在左边。团长安排在我方交谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

  火炭时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

  如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

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